Cómo automatizar las cobranzas de una pyme

Por qué se traban las cobranzas

• Lo facturado está en un sistema y lo cobrado en otro, o en una planilla.
• Saber cuánto debe un cliente requiere preguntarle a alguien.
• Los recordatorios dependen de que una persona se acuerde de mandarlos.
• Nadie ve de un vistazo cuánto falta cobrar este mes.

1. Un solo registro de lo que se factura

Todo empieza por tener las facturas en un solo lugar. Si facturás electrónicamente con ARCA, se toman de ahí; si usás un sistema contable, se conecta. Lo importante es que nadie las vuelva a cargar a mano.

2. La cuenta de cada cliente, al día

Cada pago que entra se imputa contra su factura. Así la cuenta corriente de cada cliente está siempre actualizada y cualquiera del equipo puede responder cuánto debe sin buscar.

3. Recordatorios que salen solos

Con la cuenta al día, el sistema manda los avisos en el momento justo: antes del vencimiento, el día que vence y unos días después. Por WhatsApp se hace con la API oficial de WhatsApp Business y mensajes aprobados por Meta; por mail, con el detalle de lo que se debe y cómo pagarlo.

4. Un tablero con lo que falta cobrar

Lo último es ver el total: cuánto vence esta semana, quién está atrasado y desde cuándo. Con eso se decide a quién llamar, en vez de revisar planillas.

Qué conviene dejar en manos de una persona

La conversación con un cliente que no puede pagar, una refinanciación o un caso delicado. La automatización se ocupa de lo repetitivo para que tu equipo tenga tiempo para esos casos.

Por dónde empezar

En Área Tech las cobranzas suelen ser el primer circuito que se automatiza, porque el resultado se ve enseguida. Arrancamos con un relevamiento de cómo cobrás hoy y lo construimos sobre el sistema que ya usás.