Cómo dejar de depender de las planillas de Excel en una pyme

Excel no es el problema: el problema es usarlo de sistema

Una planilla es una gran herramienta para hacer una cuenta, armar un presupuesto o mirar números una vez. Los problemas aparecen cuando se convierte en el lugar donde vive la operación: los pedidos, el stock, las cuentas de los clientes o los turnos. Ahí deja de ser una herramienta y pasa a ser un sistema, pero sin nada de lo que un sistema tiene.

Señales de que la planilla ya no alcanza

• Hay varias versiones del mismo archivo y nadie está seguro de cuál es la buena.
• Dos personas no pueden trabajar a la vez sin pisarse los cambios.
• Los mismos datos se copian de una planilla a otra, o del sistema a la planilla.
• Una fórmula rota o una fila borrada se descubre semanas después.
• Hay una sola persona que entiende cómo funciona el archivo, y cuando falta, se frena.
• No queda registro de quién cambió qué ni cuándo.
• Para saber cómo viene el mes alguien tiene que juntar datos de tres lugares.

Qué pasar primero a un sistema

No todas las planillas pesan lo mismo. Conviene empezar por la que cumple con estas condiciones, y casi siempre hay una que las reúne todas:

• La usan varias personas o varias áreas todos los días.
• Un error ahí se convierte en plata: un pedido mal cargado, un cobro que no se hizo, un faltante de stock.
• Se alimenta copiando datos que ya existen en otro lado.
• De ella sale información que alguien necesita para decidir.

En muchas pymes es la planilla de pedidos, la de cuentas corrientes o la de stock. Si la de cobranzas es la que más duele, tenemos una guía específica sobre cómo automatizar las cobranzas de una pyme.

Cómo hacer el pase sin frenar la operación

• Relevar cómo se usa hoy la planilla: quién carga, quién consulta, qué columnas importan y cuáles quedaron de otra época.
• Construir el circuito en el sistema con los mismos datos y nombres que el equipo ya conoce.
• Importar lo que ya está cargado, para no empezar de cero.
• Usar las dos cosas en paralelo unos días y comparar, hasta que el equipo confíe en el sistema.
• Dejar la planilla vieja como consulta, de sólo lectura, y que lo nuevo se cargue únicamente en el sistema.

Qué ganás cuando el dato se carga una sola vez

Cada persona ve lo que le corresponde y con los permisos que corresponden. Queda registro de cada cambio. Los reportes salen solos, sin copiar y pegar. Y lo que hoy está en la cabeza de una persona pasa a estar en un sistema que cualquiera del equipo puede usar. Si además ese sistema se conecta con el contable o con la facturación electrónica de ARCA, se terminan también las cargas dobles entre áreas.

¿Hace falta un ERP?

No siempre. A veces el sistema que ya tenés cubre bien una parte y las planillas aparecen sólo para lo que no hace. En ese caso lo habitual no es reemplazarlo, sino desarrollar a medida lo que falta y conectarlo con lo que ya funciona. Lo explicamos con más detalle en la guía sobre software a medida o sistema enlatado.

Cómo lo resolvemos en Área Tech

Arrancamos con un relevamiento de media jornada con tu equipo, donde vemos qué planillas sostienen la operación y cuál conviene pasar primero. Después la convertimos en un sistema, departamento por departamento, con una cuota mensual fija y sin inversión inicial. Desde el portal de clientes ves qué se entregó, en qué estamos y qué sigue. Si querés una primera idea antes de hablar, hacé el autodiagnóstico: son cinco preguntas.